Ograniczanie pracy w toku, określane jako WIP limit (Work In Progress Limit) to jedna z sześciu podstawowych praktyk metody Kanban. WIP limitem jest każdy mechanizm pozwalający ograniczyć zespołowi liczbę elementów, nad którymi może pracować w danym momencie. Najczęściej pojawiają się one nad odpowiednimi kolumnami w tablicach kanbanowych. Może się to wydawać sprzeczne z logiką. Dlaczego chcemy zabraniać ludziom pracować? Co nam to da?

Otóż praktyka pokazuje, że dużo efektywniej jest skupić się na mniejszej ilości rzeczy na raz, niż robić wszystkiego po trochu i ostatecznie nie kończyć nic. Popularne kanbanowe powiedzenie mówi “przestań zaczynać i zacznij kończyć. Stop starting, start finishing”.
Badania pokazują, że nasz mózg nie działa w trybie wielozadaniowym. Wszelka zmiana kontekstu czy tak zwany multitasking to dla niego ogromny wydatek energetyczny. Nie da się pracować nad kilkoma złożonymi rzeczami na raz. Musimy po prostu przełączać się między nimi i za każdym razem “wgryzać się w nie na nowo”, co zabiera nasz cenny czas. Nie dość zatem, że taki tryb pracy wyczerpuje dużo bardziej, to jeszcze powoduje, że na koniec dnia zrobimy mniej.
Przypomnij sobie sytuację, w której w trakcie odpisywania na ważnego maila coś rozproszyło na chwilę twoją uwagę. Zadzwonił telefon czy przyszło jakieś powiadomienie z aplikacji, które wymagało niezwłocznego otwarcia. Następnie, po powrocie do urwanego w trakcie zdania, z pewnością okazało się, że musisz nieco się cofnąć, aby w ogóle przypomnieć sobie co chciałeś/chciałaś napisać. Dokładnie ten sam mechanizm działa przy próbie robienia wielu zadań na raz.

Jak określić WIP Limit dla zespołu?
Na początek najprościej będzie po prostu pomnożyć liczbę jego członków przez maksymalnie dwa. Jeżeli w zespole występują pewne specjalizacje postępuj analogicznie. Przykładowo masz trzech software developerów, jednego UX designera i jednego testera automatyzującego. Zacznij zatem od WIP limitów 6, 2 i 2 i przypisz je na górze odpowiednich kolumn swojej tablicy.
Następnie obserwuj jak wprowadzenie limitów wpływa na skuteczność dostarczania ukończonych elementów i reaguj odpowiednio je dostosowując. Każdy zespół rządzi się swoimi prawami. Nie ma zatem jednej słusznej wartości limitów sprawdzających się wszędzie, musisz dojść do nich samodzielnie w sposób empiryczny.
Korzyści z posiadania WIP Limitów
Wprowadzenie WIP limitów powinno mieć znaczący wpływ tak zwany Lead Time czyli czas liczony od rozpoczęcia pracy nad danym elementem do jego całkowitego ukończenia. Gdy ograniczymy dopuszczalną liczbę pracy w toku, Lead Time powinien się zmniejszyć, a zadania na tablicy kanbanowej powinny znacznie szybciej przesuwać się od lewej do prawej.
WIP Limity pozwalają na szybką identyfikację wąskich gardeł. Gdy w twoim zespole występuje jakaś bardzo wąska specjalizacja, przykładowo pisanie testów automatycznych, WIP limit pokaże gdzie zatyka się przepływ pracy zespołu. Developerzy mogą być zablokowani przed podjęciem kolejnych zadań, bo nie mogą przekazać ich na testy z powodu WIP=1, który jest już zajęty. Wiedza ta pomoże ci zaplanować pewne działania, które usprawnią przepływ pracy całego zespołu i zwiększą limit. Może to być chociażby zatrudnienie drugiego testera, albo wewnętrzny rozwój tych kompetencji pozwalający na większa zastępowalność.
Limity pracy w toku wspierają również eliminowanie stanu bezczynności członków zespołu. Kiedy dana osoba trafi na chwilowy przestój w swojej pracy, może starać się wesprzeć swoich kolegów i koleżanki na innych etapach procesu. Tym samym również spowoduje przyspieszenie prac i ograniczenie średniego Lead Time’u całego zespołu.
Wspominałem dużo o czasie dostarczania elementów pracy, ale warto podkreślić na koniec, że celem wprowadzania WIP limitów nie jest po prostu jak najszybsze ukończenie zadań. Ograniczenie pracy w toku to przede wszystkim lepsze skupienie się na najistotniejszych w danym momencie rzeczach. To z kolei przekłada się na wyższą jakość dostarczanej pracy i poprawę efektywności całego zespołu.
Wprowadzenie WIP’ów zmienia cały nasz system w pracy w tak zwany system pull, czyli taki, w którym podejmujemy nowe zadania wyłącznie w przypadku jednoczesnego wystąpienia zapotrzebowania na nie i zdolności ich dostarczenia.
Systemy Kanban korzystają z WIP limitów do określenia aktualnych zdolności dostarczania oraz sygnalizowania możliwości podjęcia kolejnego zadania.
Czy wykorzystujesz tę praktykę Kanbanową w swoim zespole? Jeżeli tak, zachęcam do podzielenia się swoim doświadczeniem w sekcji komentarzy poniżej 🙂
Dodaj komentarz