Kanban – tablica czy metodyka?

Czy wystarczy mieć tak zwaną tablicę kanbanową, aby móc powiedzieć, że pracuję w Kanbanie? Czy pod tym pojęciem kryje się coś więcej? A może jest to metoda agile czy framework podobnie jak Scrum? Otóż odpowiedź brzmi: wszystkiego po trochu. Zanim wyjaśnię dokładniej czym obecnie jest Kanban, cofnijmy się nieco w przeszłość.

Japońskie znaczenia słowa Kanban

Pionierem w zastosowaniu prostego Kanbana była fabryka Toyoty z początków XX wieku pod kierownictwem Taiichi Ohno. Ówczesny menedżer firmy znany jest jako twórca tak zwanego Systemu Produkcyjnego Toyoty (Toyota Production System), na bazie którego zbudowana została metoda Lean Manufacturing.

Ohno wielokrotnie stykał się z problemem nieefektywnych linii produkcyjnych samochodów. Zaobserwował, że jednym z powodów takiego stanu rzeczy są między innymi nadmierne zapasy, sposób ich gromadzenia i dystrybucji. Idąc tym tropem postanowił odwzorować w fabryce prosty proces z jakim spotyka się każdy z nas na co dzień, a mianowicie zakupy w supermarkecie.

Kiedy najczęściej udajemy się do sklepu po produkty spożywcze? Zazwyczaj wtedy, gdy widzimy, że coś powoli się kończy, czyli półki w naszej lodówce czy spiżarce zaczynają świecić pustkami. Analogicznie dzieje się to w supermarkecie. Jeżeli jego pracownicy zauważą „sygnał/znak” w postaci pustej półki, uzupełniają ją produktami z magazynu. Nie wcześniej, nie później. Jest to tak zwany „system pull”. Wspomniany wizualny sygnał powoduje podjęcie konkretnego działania i wejścia w proces. Innymi słowy rozpoczynamy dane zadanie tylko wtedy gdy otrzymamy odpowiedni znak oraz mamy na nie przestrzeń i moce przerobowe. Dzięki temu cały proces jest optymalny i pozbawiony nadmiarów lub niedoborów powodujących obniżenie produktywności.

Takim znakiem były w fabryce Toyoty specjalne karty rozmieszczone na tablicach widocznych na zdjęciu powyżej. Sygnalizowały one kiedy i w jakiej ilości należy dostarczyć konkretne części do linii montażowej, aby zapewnić optymalną ciągłość w produkcji samochodu. Karty wizualizowały zarówno sam przepływ pracy jak i konkretne zadania do wykonania w ramach tego procesu.

W tym właśnie miejscu pojawia się wreszcie słówko Kanban, które w języku japońskim oznacza wspomnianą „kartę” lub „sygnał”. Zapisane w Kanji oznacza „znak” lub „tablicę”, a w Hiragana „kartę sygnalizacyjną”. Z kolei w języku chińskim Kanban oznacza aktywność „patrzenia na tablicę”.

Definicja Kanbana

Bazując na powyższym przykładzie moglibyśmy pokusić się zatem o definicję, że:

Kanban to rodzaj systemu, na który składa się pewna liczba kart (sygnałów). Karty te znajdują się na tablicy kanbanowej, która pomaga zwizualizować pracę i jej przepływ.

Karta, znak, tablica, system… czy jest coś jeszcze? Jak najbardziej! Gdy do wymienionych elementów dorzucimy jeszcze pewne zasady i sześć praktyk Kanbanu czyli:

• wizualizacja,
• ograniczanie pracy w toku,
• zarządzanie i optymalizacja przepływu pracy,
• wypracowanie jasnych zasad i polityk,
• wprowadzenie pętli informacji zwrotnej oraz
• zespołowe wdrażanie usprawnień w sposób ewolucyjny,

to otrzymamy metodę. A zatem chcąc zawrzeć wszystkie znaczenia tego japońskiego słowa w jednej, współczesnej definicji można by to ująć tak:

Kanban to metoda zarządzania pracą (współcześnie również tą intelektualną), bazująca na pewnych praktykach i zasadach, prowadzących do ciągłego udoskonalenia . Korzysta z tablic kanbanowych do wizualizacji pracy i jej przepływu oraz systemów kanban typu „pull”.

Metoda (często używa się też stwierdzenia „method without methodology”) zapoczątkowana w fabrykach Toyoty współcześnie używana jest szeroko, w wielu branżach i gałęziach biznesu. Rozwój i nowoczesne zastosowanie Kanbana zawdzięczamy Davidowi J. Andersonowi, inżynierowi z Microsoftu, który w 2004 roku jako pierwszy zaaplikował go do procesu rozwoju i budowania oprogramowania.

Kanban vs Scrum

Widziałem już niejeden zespół „Scrumowy”, który po kilku nieudanych Sprintach, bardzo szybko odstawiał ten framework na bok. Argumenty do podjęcia takiej decyzji za każdym razem były bardzo podobne. „U nas to się nie sprawdzi, nie da się tak zaplanować na dwa tygodnie więc nie ma sensu, żebyśmy w ogóle próbowali.” W takich sytuacjach padają też zazwyczaj następujące słowa: „Nic się nie bój drogi Scrum Masterze! Przecież możemy pracować w Kanbanie i dalej robić Agile i Retrospekcje.”

Kanban to nie synonim porzucenia planowania i niemożności wywiązywania się z celów krótkich iteracji. Wykorzystywany przez tę metodę system „pull” nie oznacza wolnej amerykanki w zarządzaniu priorytetami. Jest to po prostu nieco inne niż w Scrumie podejście do zapełniania kolejki rzeczy do zrobienia. Dzieje się tak tylko w momencie jednoczesnego wystąpienia zapotrzebowania oraz zdolności dostarczenia. Przypomnij sobie przykład z półką w sklepie. Towar dokładany jest tylko wtedy, gdy zwolniło się miejsce. Analogicznie, nowe zadania członkowie zespołu mogą podjąć dopiero, gdy ukończą wcześniejsze.

Niektórym wydaje się też, że przejście na Kanbana to pozbycie się wydarzeń, które w Scrumie odbywają się przecież co chwila i przeszkadzają w pracy ;). Nic bardziej mylnego. W metodzie Kanban funkcjonuje coś na ich kształt określane mianem Kadencji. Są to przykładowo Replanishment, Flow Review czy Kanban Meeting, ale to już temat na oddzielny wpis, który pojawi się wkrótce.

Agendy Kanbana

Mówiąc kolokwialnie, agendy Kanbana (z angielskiego agendas – plany, programy) odpowiedzą nam na pytanie po co to całe zamieszanie i komu może się przydać. Są to:

• Agenda Zrównoważenia, czy też zrównoważonego rozwoju (Sustainability)
• Agenda Dostarczania Usług (Service Orientation/Delivery)
• Agenda Przetrwania Organizacji (Survivability)

Agenda Zrównoważonego Rozwoju

Rozważa korzyści wdrożenia Kanbana z punktu widzenia Zespołu wytwórczego.
Po pierwsze za sprawą wykorzystania systemów „pull”, członkowie zespołu zostaną wyzwoleni od przeładowania pracą i multitaskingu. Będą podejmowali kolejne zadania tylko wtedy, gdy zwolni im się na to przestrzeń. Po drugie będą stale poprawiać jakość pracy i produktu, który rozwijają. Po trzecie, dzięki dwóm powyższym oraz dzięki zbalansowanemu rytmowi pracy, zespół nie wypali się zbyt szybko i będzie osiągał zawodową satysfakcję z każdego dnia.

Agenda Dostarczania Usług

Przejdźmy poziom wyżej. Agenda Servie Orientation adresuje korzyści z punktu widzenia liderów i menedżerów średniego szczebla. Dzięki Kanbanowi uzyskają oni większą pewność zarówno w odpowiedzi na trudne pytania (managing up), jak i podejmowaniu decyzji (managing down). Dostarczanie natomiast będzie szybsze i bardziej przewidywalne dla klienta.

Agenda Przetrwania Organizacji

Odbiorcy tej agendy to właściciele biznesu i C-level. Potencjalne korzyści jakie osiągną to dotrzymywanie biznesowych obietnic i dzięki temu bycie atrakcyjnym i godnym zaufania podmiotem na rynku. Stabilne procesy na poziomie zespołów i managementu średniego szczebla pozwalają skupić się kadrze zarządzającej na strategii, przyszłości organizacji czy innowacji.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że tym wpisem udało mi się rozwiać kilka mitów na temat Kanbana. Więcej szczegółów na temat tablic kanban, podstawowych praktyk, zasad i kadencji w kolejnych wpisach. Daj znać w komentarzu poniżej czy powyższy wpis pozwolił Ci lepiej zrozumieć co to takiego ten Kanban :).